I l ruolo della segreteria scolastica è fondamentale per la gestione quotidiana della scuola, garantendo che tutti i processi amministrativi e organizzativi siano svolti in modo efficiente, a supporto del l’intera comunità scolastica e contribuendo al successo complessivo dell’istituzione educativa. Scopo principale del ruolo del segretario/a è c ollaborare con il personale d ocente, la direzione didattica , l’ ufficio amministrativo e tutto lo staff della scuola affinché tutte le operazioni amministrative della scuola siano svolte in modo efficiente, accurato e tempestivo , migliorando così l’esperienza educativa degli studenti. Assicurare che tutte le operazioni e i processi siano conformi alle normative vigenti e che la documentazione sia accurata e facilmente accessibile. Adottare pratiche di miglioramento continuo per ottimizzare i processi e il servizio offerto a studenti, genitori e personale. Informazioni sulla scuola : MILE Bilingual School Fondata nel 2003, Mile School offre un programma di studi bilingue (italiano e inglese) per gli studenti di tutti i gradi ( A silo nido, S cuola dell’Infanzia , P rimaria e S econdaria di primo grado), da 1 a 14 anni. È una scuola "paritaria", ufficialmente riconosciuta dal MIUR (Ministero dell'Istruzione) sia per la Scuola primaria che per la Secondaria di primo grado, ed è stata la prima scuola bilingue italiana a Milano (zona sud-ovest) certificata da Cambridge. Consolidando un'educazione a tutto tondo, la Scuola ha sviluppato un curriculum completo e di alta qualità: acquisizione di conoscenze, sviluppo delle capacità, dei talenti e delle competenze degli studenti, nonché sviluppo dell'intelligenza emotiva ed educazione ai valori universali. Un approccio che rispetta l'unicità di ogni studente come individuo e fornisce un miglioramento continuo, attraverso il metodo del "Learning by doing " e del "Cooperative learning". Una vera e propria scuola multiculturale, che coniuga la tradizione culturale italiana con una mentalità internazionale e un approccio innovativo. Supportato da uno staff non solo di docenti italiani, ma anche di docenti madrelingua di grande esperienza , che si impegnano a sviluppare la creatività degli studenti oltre al loro pensiero critico, con l'obiettivo di far crescere futuri "cittadini del mondo" responsabili e rispettosi, capaci di progettare e determinare il proprio percorso personale e professionale. Una varietà di attività extracurriculari integra e completa il programma accademico, contribuendo a costruirne l'eccellenza. Mettere al primo posto i nostri bambini e studenti. I nostri bambini e studenti sono al centro di ciò che facciamo. Semplicemente, il loro successo è il nostro successo. Il benessere e la sicurezza sono entrambi essenziali per gli studenti e l'apprendimento. Pertanto, siamo coerenti nell'identificare potenziali problemi di salvaguardia e nell'agire e dare seguito a tutte le preoccupazioni in modo appropriato. Trattiamo tutti con cura e rispetto. Ci prendiamo cura gli uni degli altri, accogliamo le somiglianze e le differenze e promuoviamo il benessere di noi stessi e degli altri. Operare in modo efficace . Ci concentriamo senza sosta sulle cose più importanti e che fanno la differenza. Applichiamo le politiche e le procedure scolastiche e incarniamo le idee condivise della nostra comunità. Essere finanziariamente responsabili. Facciamo scelte finanziarie attente alle esigenze dei bambini, degli studenti e delle nostre scuole. Imparare continuamente. Migliorare ci spinge a farlo. Ci impegniamo positivamente nello sviluppo personale e professionale e nel miglioramento della scuola. Responsabilità principali Ricezione e smistamento della posta in entrata e in uscita. Rispondere a telefonate, e-mail e altre comunicazioni. Organizzazione e gestione dell'archivio scolastico, sia cartaceo che digitale. Preparazione e gestione della corrispondenza ufficiale : supporto nella r edazione di circolari e comunicazioni interne. Supporto nell’o rganizzazione e venti e a ttività s colastiche: Supporto al c oordinamento delle attività extracurricula ri. Supporto logistico per le riunioni e gli incontri con i genitori. Collaborazione nell'organizzazione di viaggi di istruzione e visite guidate. Segreteria didattica : Iscrizioni e trasferimenti degli studenti. Mantenimento e aggiornamento dei registri degli studenti. Gestione della documentazione relativa agli esami e alle certificazioni. A ccoglienza genitori, assistenza insegnanti Elaborazione e rilascio dei certificati di frequenza, pagelle e diplomi. Tenuta dei registri degli esami e delle valutazioni degli studenti. Supporto al Dirigente Scolastic o e gestione adempimenti scuola paritaria: Gestione portale del Ministero dell’Istruzione e del Merito (Sidi, USR) e tutti gi adempimenti richiesti Gestione portale Comune di Milano Anasco (anagrafe scolastica) Gestione pratiche assistenza educativa alunni disabili - Comune di Milano Gestione portale Invalsi scuola primaria e scuola secondaria di I grado Competenze, qualifiche ed esperienza Competenze Amministrative e Organizzative Capacità di gestire documenti e archivi in modo sistematico e preciso. Abilità nella gestione del tempo e nell'organizzazione del lavoro per rispettare scadenze e priorità. Competenze Comunicative Eccellenti capacità di comunicazione scritta e orale. Abilità nel relazionarsi con studenti, genitori, personale docente e amministrativo, mantenendo sempre un comportamento professionale. Ottima conoscenza della lingua inglese Conoscenza dei software di gestione scolastica (es. registro elettronico). Abilità nell'uso di applicativi di office automation (Word, Excel, PowerPoint, email , ecc.). Familiarità con i sistemi di gestione documentale digitale. Competenze di Problem Solving Capacità di affrontare e risolvere problemi amministrativi e organizzativi. Abilità nel gestire situazioni di emergenza o imprevisti con calma e efficienza. Diploma di scuola superiore, preferibilmente con indirizzo amministrativo o gestionale. Laurea in discipline come Scienze dell'Amministrazione, Economia, Giurisprudenza o laurea in ambito linguistico e/o letterario . Fattori di preferenza Conoscenze di normativa scolastica e regolamenti ministeriali. Esperienza pregressa in ruoli amministrativi, preferibilmente in contesti scolastici o educativi. Esperienza nella gestione di archivi e documenti, sia cartacei che digitali. Esperienza in ruoli di front office o customer service, che implica l'interazione diretta con il pubblico. Corsi di formazione specifici per il personale di segreteria scolastica. Altre Qualità Personali Essere attenti ai dettagli e capaci di lavorare con precisione, anche sotto pressione. Essere affidabili e in grado di gestire informazioni sensibili in modo confidenziale Essere in grado di relazionarsi positivamente con studenti, genitori e colleghi, dimostrando empatia e comprensione. Essere flessibili e adattabili alle esigenze di un ambiente scolastico dinamico. Impegno di ISP nei confronti dei principi di salvaguardia ISP si impegna a salvaguardare e promuovere il benessere dei bambini e dei giovani e si aspetta che tutto il personale e i volontari condividano questo impegno. Tutti i titolari di posti di lavoro sono soggetti a procedure di selezione appropriate e a controlli soddisfacenti dei precedenti penali o equivalenti che coprano i precedenti 10 anni di lavoro. Impegno di ISP verso la diversità, l'equità, l'inclusione e l'appartenenza ISP si impegna a rafforzare la propria cultura inclusiva attraverso l'identificazione, l'assunzione, lo sviluppo e la fidelizzazione di collaboratori di alto livello, indipendentemente da genere, etnia, orientamento sessuale ed espressione di genere, età, stato di disabilità, neurodivergenza, contesto socioeconomico o altre caratteristiche demografiche. I candidati che condividono la nostra visione e i nostri principi e sono interessati a contribuire al successo di ISP attraverso questo ruolo sono caldamente invitati a candidarsi.
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